| Профессия секретаря на сегодняшний день - одна из наиболее востребованных. Сейчас нужны и координаторы, и делопроизводители, и администраторы, и операторы, и консультанты, и переводчики, и референты, и инспектора. Где они только ни работают: в приемной руководителя, на reception, в клинике, торговом зале, салоне красоты.
Первый человек, с которым приходится сталкиваться, входя в служебное помещение, - это секретарь. Впечатление от фирмы в целом часто зависит именно от его работы и даже внешнего вида. На первый взгляд обязанности этого сотрудника абсолютно несложные, но профессиональный, организованный, ответственный и пунктуальный секретарь приятной наружности ценится на вес золота! Что же все-таки нужно, чтобы претендовать на должность секретаря? Прежде всего - специальное образование. Сегодня насчитывается великое множество курсов и учебных заведений, готовящих секретарей. Естественно, работодателя устроит и любое высшее или неоконченное высшее образование (лучше, конечно, по профилю данного учреждения). Это довольно демократичная профессия в отношении возраста, хотя ограничения здесь все же есть: до 30 лет (в основном секретарь - администратор, на reception), до 40 (помощник руководителя), до 55 лет (оператор на телефоне). Следует заметить, что работа секретаря почему-то считается сугубо женской, хотя 40 % работодателей все равно, какого пола будет его помощник (мужчины в основном занимают должность помощника руководителя). Крупные компании часто имеют в своем штате двух секретарей: делопроизводителя (женщину) и координатора, помощника руководителя (мужчину). Карьерная лестница здесь выглядит так: просто секретарь, отвечающий на телефонные звонки, разбирающий почту и ведущий документацию; секретарь - референт, который взаимодействует непосредственно с руководителем, составляет график его рабочего дня, готовит необходимую информацию, контролирует выполнение сотрудниками заданий, занимается организацией командировок, переговоров, совещаний, презентаций. Высшим звеном являются офис-менеджеры и руководители секретариата, которые обеспечивают бесперебойную деятельность офиса и решают административные вопросы. Просто секретарю нужно хорошо знать делопроизводство, быть грамотным пользователем ПК, уметь обращаться с оргтехникой. Референтам этого явно недостаточно. Ко всему прочему присоединяется владение одним или двумя иностранными языками, скоростная машинопись. Без высшего образования тут явно не обойтись! Если вы не намерены засиживаться в секретарях, то перспективы для роста здесь неограниченные, причем работа с начальником - это уже огромная практика руководства, за которую еще и платят. Помимо профессиональных качеств, секретарская должность довольно сложна в психологическом плане. И прежде чем претендовать на подобную вакансию, стоит проанализировать, какие черты характера вам присущи. Приветствуется коммуникабельность (в пределах разумного), дипломатичность, умение хранить секреты (не только служебные, но и личного характера), исполнительность и даже умение подчиняться. Если вы любите независимость, то рано или поздно это негативно скажется на работе. Может, не имеет смысла ломать себя, ежедневно взаимодействуя с человеком, наделенным властью? Будущему секретарю необходимо понять: шеф - живой человек и ничто человеческое ему не чуждо. Здесь ценится умение простить и понять, не принимать обиды на свой личный счет, все свои усилия направлять в интересах дела. Ваша задача - помочь начальнику сделать его работу эффективной. Не надейтесь на свою гениальную память - все, абсолютно все записывайте. Не дожидайтесь указаний шефа по самым незначительным вопросам, старайтесь самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции. Находясь в приемной, не делайте вид, что не заметили входящего или очень заняты и не слышите его! В каком бы вы ни были настроении, вежливо и заинтересованно отвечайте по телефону. Оградите шефа от ненужных посетителей и звонков, если необходимо, решите его бытовые проблемы. Как говорил Малкольм Болдридж, хорошая секретарша экономит своему начальнику больше времени, чем служебный сверхзвуковой самолет. Есть ли у вас организаторские способности? Увы, тут тоже все не так просто: от вас не должна укрыться ни одна мелочь. К примеру, при организации совещания для каждого его участника требуется подготовить нужные документы, проверить не только наличие бумаги и авторучек, но и количество стульев или кресел, а также свежего воздуха в помещении. Постарайтесь с первого же дня произвести благоприятное впечатление не только на шефа, но и на сослуживцев. Найдите общий язык с каждым сотрудником. Особенно сложны в этом плане люди с завышенной самооценкой, которые считают, что общение с секретарем ниже их достоинства. Сделайте искренний комплимент такому человеку, попросите у него совета - и лед растает. В каждом коллективе обязательно есть так называемый сплетник (причем совсем необязательно это женщина). Старайтесь контактировать с таким человеком в пределах рабочей компетенции, разговоров на другие темы тактично избегайте, сославшись на занятость. И не дай вам бог выступать на той или иной стороне конфликтной ситуации или поддерживать определенные коалиции. Вы - за мир во всем офисе и за эффективную организацию труда! Во многих объявлениях о вакансиях секретарей упоминается такое качество, как стрессоустойчивость. Это очень важно. К сожалению, довольно часто приходится видеть, как секретарши выходят из кабинетов своих начальников с глазами, полными слез. Часто выводят из себя докучающие посетители или клиенты, которые хотят общаться только с руководством. Найдите свой способ быстро успокаиваться и не принимать обидные слова близко к сердцу.
Кстати, о внешности. Как писал небезызвестный Cирил Норткот Паркинсон: "Серьезный консультант мгновенно определяет достоинства учреждения по внешнему виду работающих там женщин. Если управляющий не способен найти себе привлекательную секретаршу, он наверняка ни на что не способен". Ведь приятная наружность - одно из должностных требований вакансии секретаря. Это не значит, что нужно принести сертификат соответствия мировым стандартам красоты или справку о том, что вы выступали на конкурсе "Мисс Вселенная" и заняли там одно из первых мест. Отнюдь нет. Хороший внешний вид - это прежде всего чистота и аккуратность. Секретарь всегда на виду. Тщательно подбирайте свой гардероб: лучше три дорогих строгих костюма, чем тридцать три вычурные вещи кричащей расцветки, купленные на ближайшем рынке по сходной цене. И твердо запомните - вы secretarius, что в переводе означает "доверенное лицо". |
