| Секретарь - слуга или помощник? |
Многие современные тренинги повышения эффективности работы руководителя направлены на формирование приемов оптимального распределения времени и сил в соответствии с важностью и срочностью встающих задач. Некоторые руководители относятся к этим начинаниям скептически, потому что для них эта проблема и так успешно решается усилиями помощников, секретарей, офис-менеджеров – всех тех, чью работу принято считать вспомогательной, но без кого невозможно представить функционирование фирмы или предприятия. Именно на этих работниках лежит ответственность за организационную сторону деятельности фирмы. И успехов скорее добьется тот руководитель, который умеет обеспечить себе опору в лице этих «маленьких», казалось бы, но совершенно необходимых людей. Некоторые, к сожалению, грешат неадекватным отношением к своему окружению – от барского самодурства до псевдолиберального панибратства. Как же построить такие отношения достойно и продуктивно? Рассмотрим этот вопрос на примере ближайшего к руководителю помощника – секретаря.
Если прислушаться к мнению самих секретарей, то многие сетуют на недостаточно уважительное, порой просто высокомерное отношение к ним со стороны боссов, а также на свою слишком скромную роль, не сулящую ни карьерного роста, ни социального признания. Но любой человек, в каком бы скромном звании он ни пребывал, желает ощущать свою значимость и не любит, когда на него смотрят свысока. Из-за этого иные секретари, не чувствующие к себе достаточного уважения, начинают самоутверждаться самыми неожиданными, даже извращенными способами. Они подчеркнуто кичатся своей приближенностью к начальству, сами начинают свысока посматривать на других. Руководителю же необходимо иметь в лице секретаря не спесивого Цербера, а компетентного посредника в его общении с подчиненными и партнерами. Ради этого следует позаботиться о том, чтобы у секретаря не было повода компенсировать дефицит уважения и самоуважения. А это уже серьезная психологическая проблема самого руководителя. Замечено: начальники, недостаточно уверенные в собственной компетентности и в своем праве занимать высокий пост, стремятся окружить себя раболепной «прислугой», которой постоянно вольно или невольно указывают ее место. По-настоящему компетентный руководитель отдает себе отчет, что он сильно проигрывает в таком окружении. Самоутверждаясь за счет «приближенных», он не только теряет в них надежную опору, но и подает скверный пример – вздорные, капризные, нелюбезные секретари чаще бывают у начальников-самодуров и крайне редко у настоящих, состоявшихся лидеров. Поэтому начальнику, недовольному манерами секретаря, решение этой проблемы стоило бы поискать, размышляя перед зеркалом. Ибо секретарь так или иначе преломляет сквозь себя отношение к миру того человека, чьим помощником или слугой выступает. Собственно, от этой роли всё и зависит – позиция коллеги (пускай и младшего) сильно отличается от позиции служанки.
Вообще, психологические проблемы если и возникают, то успешно решаются там, где четко определен круг обязанностей сотрудников и известны критерии оценки их работы. Секретарей это касается не в последнюю очередь. Секретарю необходимо иметь ясное представление о том, чего от него (скорее от нее, ведь секретарь-мужчина – экзотическая редкость) ждет руководитель и насколько он вправе этого требовать. Подобные вопросы должны быть разрешены недвусмысленно, причем желательно – еще при поступлении секретаря на работу, либо позже – по мере возникновения недопонимания. Например, секретарь должна четко знать, следует ли ей находиться на рабочем месте всё то время, когда на своем находится шеф, даже если тот сильно задерживается сверхурочно. Понятно, что если ответ на этот вопрос утвердительный, то такая самоотверженность должно соответственно вознаграждаться, причем официально. При этом требуя от секретаря сверхурочной работы, шеф не просит о личной любезности и не настаивает на своем «капризе» - все условия заранее согласованы, и от секретаря лишь требуется исполнить свои обязанности за оговоренную плату. Особенно это касается таких, казалось бы, неформальных обязанностей, как сервировка начальнику чая или кофе, исполнение личных поручений, лишь косвенно относящихся к работе. Исполнение таких поручений чаще всего и провоцирует обострение «комплекса девочки на побегушках». Чем более ясно и четко очерчен круг обязанностей секретаря, тем меньше у нее поводов негодовать на «прихоти» шефа.
Секретарь также должна иметь недвусмысленное представление, по каким вопросам она вправе проявить собственную инициативу, поступить по своему разумению, а по каким ей следует четко следовать указаниям начальства. Руководителю вряд ли нужно вникать в каждую деталь всех действий секретаря, достаточно просто указать, какой требуется результат, а уж техническая сторона дела – это вопрос профессиональной компетентности секретаря. Если уж компетентности недостает, впору подумать о повышении квалификации либо даже о поиске замены недостаточно квалифицированному работнику.
Все подобные вопросы как правило легко решаются тогда, когда решена самая существенная психологическая проблема – установлена адекватная дистанция в общении. Конечно, замечательно, если у руководителя и секретаря складываются добрые, товарищеские отношения, однако тут необходимо соблюдать меру – слишком короткая психологическая дистанция не лучшим образом сказывается на общем деле. Наверное, оптимальным вариантом являются отношения либерально-демократичные по форме, но авторитарно-иерархические по существу. Иными словами, каждому следует «знать свое место» и соблюдать баланс своих ролей в решении профессиональных задач. Разумеется, тут нельзя недооценивать элементарной деликатности и дружелюбия, которые вообще-то не повредят любому человеку, какой бы пост он ни занимал и какие бы обязанности ни исполнял. |
| Автор: Степанов С.С. |
|
|
