06.08.2004 10:46:37Деловые письма должны быть лаконичны и убедительны
Правила составления деловых писем довольно просты, однако следуют им далеко не все. Точность. Как ни странно, это одно из главных требований чаще всего не выполняется. Точности документа мешают и слэнгизмы, и профессионализмы, в большом количестве попадающие в язык коммерческой переписки. Такие слова, как "торговая накрутка" или "неучтенка", не имеют юридически зафиксированного значения и могут создать проблему в конфликтной ситуации. Лаконичность. "Многие излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трех предложениях, — считает адвокат Дмитрий Шустов. — Совершенно обычное явление". Деловые письма должны содержать ту информацию, которая интересна адресату. Ни одно письмо, даже самое короткое, не будет прочитано до конца, если первая же фраза не вызовет у читателя устойчивого интереса. Убедительность. Это требование достигается двумя качествами текста: аргументированностью и грамотностью. К числу самых сильных аргументов относятся факты: примеры, ссылки на документы, постановления, акты, образцы материалов, сертификаты. Деловое письмо необходимо писать самому. Написание деловых писем не стоит передоверять секретарю, который не знает подробностей вашего общения с контрагентом. В исключительных случаях стоит написать письмо от руки — это подчеркивает значение адресата для автора письма. Поставьте себя на место адресата. Письмо нужно писать с точки зрения интересов того человека, которому оно направлено. Даже в том случае, если это письмо, которое должно принудить человека выполнит некие обязательства.
Правила составления деловых писем довольно просты, однако следуют им далеко не все.