Конференц-связь — удобный, эффективный инструмент ведения переговоров. Все больше деловых вопросов компании доверяют видеосвязи на расстоянии. Формат подходит для сотрудников внутри организации или переговоров с партнерами, поставщиками, клиентами.

Как организовать связь

Технологии позволяют группе людей одновременно общаться через интернет. Участники видеоконференции подключаются через одно приложение. В режиме реального времени участники разговора видят и слышат друг друга, передают или используют совместно электронные документы. Условие хорошего качества связи — подключение на стабильно высокой скорости.

После установки инфраструктуры профессионалами, процесс просто организовать. Пользователям не требуются специальные знания для запуска, настройки, управления интуитивно понятным интерфейсом. Перед покупкой можно попробовать бесплатные видеоконференции для ограниченного числа пользователей.

Простое оборудование есть у всех — встроенные или подключенные к компьютеру микрофон, видеокамера. Планшеты, ноутбуки, смартфоны помогают вести разговор не только из офисного кабинета. Можно подключиться из поездки, любого места с доступом в сеть.

Для частого проведения крупных видеоконференций фирма может дополнительно закупить приборы шумоподавления, микшерные пульты, более дорогие профессиональные микрофоны. Серверы выбирают физические, облачные или сочетают оба варианта. Дополнительно проводят интеграцию с программами CMS.

Преимущества

Команды из одного или нескольких отделов могут легко организовать мозговой штурм. Не придется тратить силы на организацию планерок, число собеседников не будет ограничивать размер переговорной комнаты или конференц-зала. Качественно организованная видеоконференция актуальна для многих сфер, ее используют:

• государственные и частные учреждения для связи руководителей и персонала;
• школьники, студенты, преподаватели для занятий, экзаменов;
• врачи при консультациях пациентов из труднодоступных регионов;
• ученые для участия в научных симпозиумах.

Когда действуют медицинские ограничения, удаленная интернет связь — единственная замена живых контактов для обучения, переговоров. Вложенные на первом этапе средства компенсирует сокращение затрат в дальнейшем. Виртуальное общение оптимизирует процесс работы. Не нужно тратить время на дорогу, как при личных встречах. На международные беседы приглашают друзей или коллег из разных государств.

При принятии решения об организации системы общения, переходе коммуникаций фирмы в цифровой формат действуют постепенно. Начинают с небольшой доли, постепенно расширяя опыт на большую часть деловых контактов.