Одним из методов сокращения расходов организации выступает оцифровка документов. Процедура позволяет сотрудникам быстрее получить доступ к нужной бумаге, отказаться от аренды помещений, используемых для хранения архивов. С ее помощью происходит формирование электронного фонда пользования.

Преимущества оцифровки

Это действие предполагает перевод документа на твердом носителе в определенный компьютерный год. Подобные документы:

• не стареют, не рвутся и не портятся;
• не требуют организации места для хранения;
• при необходимости корректируются.

При необходимости их легко можно скопировать. Можно использовать сначала услуги по сканированию документов, чтобы все работы были выполнены быстро без отрыва работников от выполнения своих прямых обязанностей на время процедуры. Копии в электронном виде легко сохранить на специальных серверах для обеспечения безопасности и сохранения данных при разных аварийных сбоях.

К отсканированным бумагам можно открыть доступ с любого устройства, например, с компьютера, планшета или смартфона. При необходимости можно эффективно их структурировать. Это значительно облегчит поиск и применения информации.

Как оцифровать официальные бумаги?

При желании самостоятельно организовать процесс сканирования нужно сначала выбрать качественное оборудование. Потребуется сканер или хорошая фотокамера. Это нужно для того, чтобы были читаемыми мелкие буквы. Заранее определитесь с форматом, в котором будете сохранять бумаги. Самый распространенный вариант PDF, но при наличии графических элементов можно использовать и PDF. Помните, что не все программы могут открыть определенный формат, поэтому стоит сделать акцент на популярных.

Остается создать систему наименования файлов. Сделать это нужно так, чтобы при необходимости было легко найти нужный документ. Структурировать можно с внесением данных в специальные каталоги.

Для быстроты завершения процедуры посетите сайт e-archiv.ru. Специалисты предварительно подготовят документы, удалят все скрепки и зажимы, проведут процедуру с использованием промышленных сканеров. Обязательно происходит проверка оцифрованных документов на соответствие оригиналу. После завершения работ оператор составит реестр со всеми атрибутами документов. При необходимости сразу загрузит в учетную систему или ранее созданный электронный архив.